TOMASZ JÓZEFIAK, Żywiecka Fundacja Rozwoju
I. Badanie trzeźwości pracownika
Pracodawca na postawie przepisów Kodeksu Pracy, może prowadzić samodzielnie prewencyjne kontrole trzeźwości, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony zdrowia i życia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.
Zasady przeprowadzenia kontroli pracodawca zawiera w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy, tj. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu jeżeli nie jest on objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Przepisy nie wskazują, kto z ramienia pracodawcy powinien wykonywać takie badania, ani też nie wskazują jakie osoba ta powinna mieć kwalifikacje.
Pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika objętego kontrolą trzeźwości, przekazuje temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacje o prowadzonych badaniach w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z art. 222d Kodeksu Pracy, pracodawca jest obowiązany nie dopuścić pracownika do pracy (Informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia pracownika do pracy przekazuje się pracownikowi do wiadomości), jeżeli kontrola na obecność alkoholu i środków działających podobnie do alkoholu wykaże, że pracownik jest pod wpływem alkoholu, a także ma możliwość ukarania pracownika karą porządkową a nawet ma uprawnienia do zwolnienia pracownika z pracy (zgodnie z wyrokiem SN z dn. 9.7.2015 r. I PK 247/14). Na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Badania przeprowadza się z poszanowaniem godności i intymności pracownika. Zabiegu pobrania krwi dokonuje osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe. W przypadku gdy wynik badania nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika, okres niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia
O kontroli trzeźwości pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników nie później niż na 2 tygodnie przed rozpoczęciem kontroli. Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Informacje te przechowuje się dłużej , jeżeli mogą stanowić lub stanowią dowód w postepowaniu na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postepowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Protokół z przeprowadzenia w zakładzie badania trzeźwości pracowników pracodawca przygotowuje jedynie wówczas, gdy wyniki kontroli wskazują, że pracownik znajduje się w stanie po użyciu alkoholu lub w stanie nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu alkoholizmowi i wychowaniu w trzeźwości, powinien być podpisany przez osobę przeprowadzająca badania i wskazywać niezbędne dane kontrolowanego pracownika ( co najmniej imię i nazwisko).
Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości umieszcza się w aktach osobowych pracownika w części „E”
Pracodawca nie musi przechowywać informacji o każdej przeprowadzonej kontroli, w dokumentach pracowniczych przechowuje informacje dotyczące tych pracowników, u których stwierdzono, że są po użyciu alkoholu lub w stanie nietrzeźwości.
II. Monitoring
Instytucja monitoringu uregulowana została w Kodeksie Pracy w związku ze zmianami dokonanymi ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (art. 111 przedmiotowej ustawy). Na ich podstawie wprowadzono do Kodeksu Pracy przepisy o monitoringu wizyjnym pracowników, monitoringu poczty elektronicznej oraz innych formach monitoringu stosowanych przez pracodawców względem ich podwładnych. Obowiązująca od dnia 25 maja 2018 roku zmiana wprowadzona została bez zachowania okresu przejściowego. Zgodnie z treścią art. 222 § 1 Kodeksu pracy (w brzmieniu nadanym nowelizacją z dnia 25 maja 2018 roku), umożliwiono pracodawcy wprowadzenie szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli nadzór jest niezbędny do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
- ochrony mienia,
- kontroli produkcji,
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę
Wskazana powyżej norma prawna została zmieniona ustawą z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (nazywana dalej „Nowelizacją sektorową”). W nowelizacji tej przesądzono, że bezwzględnie niedopuszczalny jest monitoring wizyjny pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Zgodnie z art. 222 § 6 Kodeksu Pracy – cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Zgodnie art. 772 i 104 Kodeksu Pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników jest zobowiązany sporządzić regulamin pracy i wynagrodzenia, chyba, że jest objęty układem zbiorowym pracy.
Należy pamiętać, że zamontowanie przez pracodawcę systemu monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy lub na jego terenie musi spełniać wymogi z art. 5 ust.1 lit. b i c. RODO. Oznacza to, że dane osobowe przetwarzane podczas kontroli pracowników za pomocą urządzeń rejestrujących obraz muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Obowiązek Informacyjny – W art. 222 § 7-10 Kodeksu Pracy określone zostały kwestie związane z obowiązkiem informacyjnym pracodawcy dotyczącym wprowadzenia monitoringu oraz sposobem i treścią informacji skierowanej do pracowników objętych monitoringiem. Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy – nie później niż na 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Zgodnie z art. 222 §7 i 8 Kodeksu Pracy, pracodawca powinien poinformować każdego nowego pracownika przed dopuszczeniem go do pracy o celu, zakresie oraz sposobie zastosowanie monitoringu oraz dodatkowo pracodawca oznacza pomieszczenia podlegające monitoringowi.
Pracodawca w przypadku wprowadzenia monitoringu, zgodnie z art.222§9 Kodeksu Pracy oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Obowiązek oznaczenia istnieje również wtedy, gdy kamery są widoczne.
Termin przechowywania nagrań z monitoringu.
Zgodnie z art. 223 §3 Kodeksu Pracy, nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Okres ten może być zgodnie z treścią art. 222 § 4 KP przedłużony, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postepowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub mogą stanowić dowód w postępowaniu.
Monitoring poczty służbowej
Pracodawca aby zastosować monitoring poczty elektronicznej pracowników musi spełnić warunki formalne uregulowane w art. 22(3) § 3 w zw. z art. 22(2) § 6-10 k.p. Zgodnie z art. 22(3) § 2 k.p. monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Zgodnie z art. 22(3) § 4 k.p. przepisy Kodeksu pracy dotyczące kontroli poczty elektronicznej mają zastosowanie także do innych form monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1 tego przepisu. Do innych rodzajów działań monitorujących pracowników można zaliczyć:
- monitoring GPS – tj. wykorzystywanie narzędzi geolokalizacyjnych w pojazdach;
- monitoring połączeń telefonicznych/wiadomości sms (przy czym do tej formy monitoringu zalicza się także weryfikację bilingów);
- monitoring aktywności w sieci;
- monitoring danych przesyłanych, drukowanych lub kopiowanych na urządzenia przenośne;
- monitoring wejść i wyjść za pomocą czytnika kart;
Pamiętaj !
Monitoring online umożliwiający jedynie podgląd obrazu na żywo, nie jest monitoringiem w rozumieniu Kodeksu Pracy.
Zadanie „Śląskie Forum Doradztwa Antymobbingowego” sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach rządowego programu wspierania rozwoju organizacji poradniczych na lata 2022-2033.
